Dans le cadre de ses activités, une entreprise est souvent amenée à exploiter un ou plusieurs véhicules (voiture de fonction, engin de chantier, bus pour le déplacement du personnel, etc.). Pour que ces véhicules puissent jouer leur rôle sans interruption administrative, il est essentiel que chaque conducteur tienne à disposition le certificat d'immatriculation de l'engin qu'il conduit. Si la perte de cette pièce d'identification du véhicule survient, il faudra alors en demander la reproduction. Voici l'essentiel à savoir sur l'obtention du duplicata d'une carte grise de voiture d'entreprise.
Le véhicule d'entreprise ou véhicule de fonction est un moyen de déplacement appartenant à une société ou loué par celle-ci. Les véhicules professionnels constituent une excellente façon de réduire les indemnités kilométriques dues aux salariés qui se servent de leur voiture personnelle pour le travail.
Comme tout véhicule terrestre à moteur, le véhicule de société doit également être doté d'une carte grise. Lorsque celle-ci devient introuvable, le conducteur a l'obligation de déclarer sa perte afin de procéder à un remplacement. Pour circuler sur la voie publique, tout conducteur de moto ou de voiture d'entreprise doit en effet pouvoir présenter, lors d'un contrôle routier, le certificat d'immatriculation de l'engin qu'il conduit. Autrement, l'entreprise s'expose immédiatement à une amende de 11 euros.
Attention – Suite à un défaut de présentation de carte grise, l'entreprise dispose de 5 jours pour qu'un de ses représentants se rende dans une gendarmerie ou un commissariat de police, avec le certificat d'immatriculation. Au-delà de ce délai, l'amende peut être réévaluée à un montant forfaitaire de 135 euros.
Toutes les formalités liées à l'immatriculation d'un véhicule se font exclusivement sur Internet. Pour ce qui est de l'établissement du duplicata de la carte grise d'un véhicule d'entreprise, il est alors important de respecter les prescriptions faites par la loi (articles R322-1 à R322-14 du Code de la route, arrêté du 09 février 2009 portant modalités d'immatriculation des véhicules).
La personne habilitée à refaire la carte grise d'un véhicule de société est le représentant légal de l'entreprise. De fait, un véhicule professionnel peut être immatriculé au nom de la structure commerciale dans laquelle il est exploité. C'est alors le dirigeant seul, dont le nom est mentionné sur l'extrait KBIS, qui peut demander une nouvelle carte grise ou mandater une autre personne pour mener cette démarche.
Au cas où l'entreprise aurait loué le véhicule, elle doit prévenir la société de location, celle-ci restant la seule vraie propriétaire. C'est elle qui se chargera donc de toutes les démarches pour obtenir une reproduction de la carte grise. Néanmoins, elle peut donner une procuration à l'entreprise locataire pour qu'elle s'en occupe.
Important : seules les sociétés à forme commerciale peuvent fournir un extrait KBIS. Les entreprises individuelles doivent remettre un extrait K et les artisans, l'extrait D1. Quant aux professionnels indépendants, il leur est demandé de fournir un avis de situation SIREN.
Pour demander le duplicata de la carte grise d'un véhicule de société, la personne habilitée doit se rendre sur le site de l'ANTS et se connecter avec ses identifiants sur la plateforme ou ceux de son compte FranceConnect. Si le représentant légal de l'entreprise a du mal à exécuter cette formalité lui-même, il peut faire appel à un intermédiaire habilité par le ministre de l'Intérieur.
Une fois que la requête pour l'établissement du duplicata de la carte grise d'un véhicule d'entreprise est envoyée et acceptée, le demandeur reçoit un numéro de dossier qui lui permet de suivre l'évolution de sa requête. Il reçoit aussi un CPI (Certificat Provisoire d'Immatriculation) à imprimer. Le CPI permet de circuler sur tout le territoire national pendant 1 mois en attendant la délivrance du duplicata de certificat d'immatriculation.
Afin de refaire la carte grise d'un véhicule professionnel, plusieurs documents sont nécessaires. Ainsi, il faut notamment téléverser la copie originale de l'extrait KBIS de l'entreprise. Un formulaire Cerfa n°13753*04 de déclaration de vol peut aussi être nécessaire. Sur ce document, le demandeur doit cocher la case « personne morale » et apposer le cachet de l'entreprise. Le dirigeant doit également signer la déclaration. Enfin, le dossier à envoyer pour refaire le certificat d'immatriculation du véhicule d'entreprise devra aussi contenir :
Non, il n'est pas obligatoire de déclarer la perte du certificat d'immatriculation du véhicule de société avant de commencer les démarches de réédition. Toutefois, la déclaration de perte permet, au même titre que le CPI, d'utiliser le véhicule concerné sans carte grise pendant 30 jours sans être inquiété. Dans le cas d'un vol toutefois, la déclaration de vol est nécessaire.
Si le contrôle technique du véhicule concerné est expiré, le demandeur doit retirer la Fiche d'identification du véhicule. Pour ce faire, il devra juste se rendre sur la plateforme de l'ANTS et renseigner l'immatriculation du véhicule. C'est suite à la présentation de cette fiche qu'il pourra réaliser le contrôle technique et récupérer le procès-verbal dont il a besoin pour poursuivre les démarches d'obtention du duplicata de carte grise.
Tout employé de l'entreprise, ou même une personne hors de l'entreprise, peut faire la demande de duplicata de carte grise pour une moto ou une voiture de société. L'essentiel est que le représentant légal lui donne un mandat.
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