1 - Changement de raison sociale, les conséquences sur la carte grise

Une société change le plus souvent de raison sociale, pour se démarquer d'un concurrent ou à la suite d'une évolution de ses activités. Cette société conserve alors sa personnalité juridique matérialisée par le numéro SIREN à 9 chiffres délivré par l'INSEE. Le nom sur la carte grise doit alors être modifié, dans un délai de 30 jours.

En revanche, si un nouveau numéro SIREN est attribué, comme dans le cas d'une fusion-absorption, le véhicule de société doit être cédé à titre gratuit ou payant à la nouvelle entité, à l'aide du certificat de cession référencé cerfa 15776. Le changement de propriétaire doit ensuite être signalé, dans le mois suivant la transaction.

2 - Changement de raison sociale sur la carte grise, le rôle de l'ANTS

La déclaration du changement de raison sociale a pour objectif de mettre à jour le fichier des cartes grises, le SIV (Système d'Immatriculation des Véhicules). Jusqu'en novembre 2017, cette mise à jour pouvait se faire dans une préfecture. Depuis cette date, le changement se fait obligatoirement par internet via le site d'une agence publique, l'Agence Nationale des Titres Sécurisés, l'ANTS.

La procédure de changement de raison sociale via l'ANTS peut s'avérer complexe, car il faut se connecter à son compte, télécharger les pièces justificatives au format adéquat et régler les frais d'émission de la nouvelle carte grise par CB. C'est pourquoi de nombreux dirigeants de société ou gestionnaires de parc auto préfèrent mandater un professionnel habilité, comme un garagiste ou une plateforme spécialisée dans les démarches administratives.

Attention : si les véhicules de société sont achetés en leasing, le loueur doit s'occuper des démarches ou donner un mandat au représentant légal de la société.

3 - Changement de dénomination sociale sur la carte grise, les justificatifs

Pour changer le nom du titulaire de la carte grise à la suite d'une modification de raison sociale, les documents suivants sont nécessaires :

• ‍un justificatif prouvant le changement de raison sociale, comme un extrait KBIS ou une publication dans un journal d'annonces légales,
• ‍le formulaire administratif cerfa 13750 en sélectionnant la case "changement d'état civil...",
• ‍un justificatif de domiciliation de la société,
• ‍la carte grise actuelle, cette carte devant être ensuite conservée pendant 5 ans puis détruite,
• ‍le PV de contrôle technique pour les véhicules concernés, comme les utilitaires et les automobiles de plus de 4 ans.

En complément, si la société fait appel à un intermédiaire, un mandat (cerfa 13757) signé par le représentant légal, un extrait KBIS de moins de 3 mois et la pièce d'identité en cours de validité de celui-ci sont nécessaires.

4 - Changement de raison sociale et carte grise provisoire

La carte grise du véhicule de société avec la nouvelle raison sociale est éditée par les services de l'imprimerie nationale puis envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception au siège de la société. La nouvelle carte grise est ainsi réceptionnée dans un délai ne dépassant pas, en principe, une dizaine de jours. Pendant ce temps, le véhicule de société n'est pas condamné à l'immobilisation. En effet, une carte grise provisoire officiellement nommée CPI (Certificat Provisoire d'Immatriculation) est délivrée sur le site de l'ANTS ou remise par l'intermédiaire. Cette carte a une durée de validité limitée au territoire national et à 30 jours, non-renouvelable.

A savoir : dans le cas d'un véhicule de société avec une ancienne immatriculation se terminant par le numéro de département, le changement de raison sociale sur la carte grise est l'occasion de lui attribuer un nouveau numéro au format national. Ce numéro va apparaitre sur la carte grise provisoire et les plaques minéralogiques dudit véhicule doivent être remplacées rapidement.